Înregistrarea naşterii se face de structura de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de ofiţerul de stare civilă din cadrul primăriei unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază  s-a produs evenimentul.

Termenul pentru declararea şi înregistrarea naşterii copilului este de:

a) 30 zile de la data naşterii, pentru copilul născut viu şi aflat în viaţă;

b) 3 zile de la data naşterii, pentru copilul născut mort;

c) 24 de ore de la data decesului, pentru copilul născut viu care a decedat înăuntrul termenului de 30 zile;

d) 30 de zile pentru copilul cu vârsta de până la un an, găsit sau părăsit de mamă în maternitate/unităţi sanitare.

I. Înregistrarea naşterii în cazurile prevăzute la punctele a) şi c) se face în baza următoarelor documente:

a) certificatul medical constatator al naşterii, întocmit pe formular-tip, care va trebui să poarte număr de înregistrare, dată certă, sigiliul/ştampila unităţii sanitare, semnătura şi parafa medicului;
b) actul de identitate al mamei şi al declarantului, dacă naşterea nu este declarată de mamă;
c) certificatul de căsătorie al părinţilor copilului, în original şi fotocopie, iar dacă aceştia poartă nume de familie diferit, declaraţia scrisă cu privire la numele pe care îl va dobândi copilul, semnată de ambii părinţi în faţa ofiţerului de stare civilă sau a notarului public;
d) declaraţia de recunoaştere a copilului născut în afara căsătoriei, dată de către tată în faţa ofiţerului de stare civilă care înregistrează naşterea, din care să rezulte şi numele de familie pe care îl dobândeşte copilul, la care se anexează consimţământul mamei. Tatăl minor îl poate recunoaşte singur pe copilul său dacă face dovada discernământului la momentul recunoaşterii, prin efectuarea expertizei psihiatrice.

În situaţia în care unul dintre părinţi sau ambii sunt cetăţeni străini sau apatrizi, sunt necesare documentele menţionate mai sus, precum şi următoarele:

a) paşaportul părintelui cetăţean străin sau apatrid/părinţilor cetăţeni străini sau apatrizi, respectiv actul de identitate pentru cetăţenii statelor membre ale Uniunii Europene ori Spaţiului Economic European sau ai Confederaţiei Elveţiene sau, după caz, documentul de identitate eliberat de Inspectoratul General pentru Imigrări, în original şi în fotocopie. În cazul cetăţenilor străini sau apatrizilor ale căror acte de identitate/călătorie nu conţin date înscrise prin utilizarea alfabetului latin se solicită traducerea legalizată a filei care conţine datele de identificare ale persoanei; dacă din documentele străine prezentate nu rezultă în mod distinct care este numele de familie şi prenumele se solicită declaraţia notarială a titularului în acest sens;
b) certificatul de căsătorie al părinţilor copilului, înregistrat în registrele de stare civilă române, dacă unul dintre părinţi este cetăţean român; dacă ambii părinţi sunt cetăţeni străini se prezintă certificatul de căsătorie, în original, precum şi traducerea legalizată a acestuia, apostilate/supralegalizate conform art. 72 alin. (6) din Metodologia aprobată prin                        H.G. 64/2011, cu modificările şi completările ulterioare.

În situaţia în care ambii părinţi au vârsta sub 14 ani sunt necesare:

a) certificatul medical constatator al naşterii, întocmit pe formular-tip, care va trebui să poarte număr de înregistrare, dată certă, sigiliul/ştampila unităţii sanitare, semnătura şi parafa medicului;
b) certificatul de naştere al mamei;

c) actul de identitate al reprezentantului legal al acesteia sau al declarantului, dacă declararea naşterii nu este făcută de reprezentantul legal al mamei copilului.

Domiciliul minorului:

• În cazul în care părinţii au domicilii diferite, părintele care declară naşterea va da o declaraţie din care să rezulte la care dintre părinţi are domiciliul copilul;
• Dacă declararea nașterii se face de către o persoană, alta decât unul dintre părinți, se prezintă declarația notarială a oricăruia dintre părinți, din care să rezulte domiciliul copilului;
• În situația în care niciunul dintre părinți nu este identificat la adresa de domiciliu prin intermediul unităților de poliție, copilul este înregistrat în R.N.E.P., cu domiciliul mamei.

Numele de familie şi prenumele copilului

• În cazul în care prenumele copilului trecut în certificatul medical constatator al naşterii este diferit de cel declarat, înregistrarea naşterii se face în baza declaraţiei scrise, semnată de ambii părinţi, dată în faţa ofiţerului de stare civilă sau a notarului public, din care să rezulte prenumele copilului;
• În lipsa acordului părinţilor cu privire la numele de familie al copilului, instanţa de tutelă hotărăşte numele copilului şi comunică de îndată hotărârea rămasă definitivă la S.P.C.L.E.P./primăria unităţii administrativ-teritoriale care a înregistrat actul de naştere; certificatul de naştere se eliberează numai după înscrierea menţiunii privind stabilirea numelui de familie de către instanţa de tutelă; similar se procedează şi în cazul în care ofiţerul de stare civilă a refuzat înscrierea prenumelui, iar părinţii nu vor să opteze pentru un alt prenume.

Când declaraţia naşterii este făcută de un cetățean străin, necunoscător al limbii române ori de o persoană cu handicap auditiv sau surdocecitate, documentele necesare înregistrării actului se solicită prin intermediul unui interpret autorizat sau, după caz, interpret autorizat al limbajului mimico-gestual ori al limbajului specific persoanelor cu surdocecitate; ofiţerul de stare civilă/personalul cu atribuţii de stare civilă încheie un proces-verbal.

În cazul în care căsătoria părinţilor a fost încheiată în străinătate şi nu a fost transcrisă/înscrisă în registrele de stare civilă române, se procedează la transcrierea/înscrierea în regim de urgenţă a certificatelor de stare civilă emise de autorităţile străine în registrele de stare civilă române; naşterea copilului se înregistrează după transcrierea/înscrierea căsătoriei părinţilor.

II. Înregistrarea naşterii copilului în termenul legal de 30 de zile în lipsa actului de identitate al mamei

În lipsa actului de identitate al mamei, declarantul prezintă:

a) certificatul medical constatator al naşterii, întocmit pe formular-tip, care va trebui să poarte număr de înregistrare, dată certă, sigiliul/ştampila unităţii sanitare, semnătura şi parafa medicului;
b) fotocopia procesului-verbal întocmit de poliţist cu ocazia verificărilor efectuate la solicitarea unităţii sanitare în care a avut loc naşterea, certificată pentru conformitate de reprezentatul unităţii sanitare;

c) declaraţia de recunoaştere a copilului născut în afara căsătoriei, dată de către tată în faţa ofiţerului de stare civilă care înregistrează naşterea, din care să rezulte şi numele de familie pe care îl dobândeşte copilul, la care se anexează consimţământul mamei. Tatăl minor îl poate recunoaşte singur pe copilul său dacă face dovada discernământului la momentul recunoaşterii, prin efectuarea expertizei psihiatrice.

III.   În cazul în care naşterea mamei nu este înregistrată în registrele de stare civilă, pentru întocmirea actului de naştere al copilului se prezintă următoarele documente:

a) declaraţia scrisă a uneia dintre persoanele prevăzute la art. 16 din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 19^1 sau anexa nr. 19^2, din Metodologia aprobată prin H.G. nr. 64/2011 cu modificările şi completările ulterioare, după caz;

b) procesul-verbal privind identitatea declarată de mamă, semnat de reprezentantul D.G.A.S.P.C., de reprezentantul poliţiei şi de cel al unităţii sanitare;

c) certificatul medical constatator al naşterii;

d) actul de identitate al declarantului;

e) declaraţia tatălui de recunoaştere a copilului, după caz, din care să rezulte şi numele de familie pe care îl dobândeşte copilul, la care se anexează consimţământul mamei

IV. Înregistrarea tardiva a naşterii

După împlinirea termenului de 30 de zile, prevăzut de lege, întocmirea actului de naştere se face la cererea scrisă a declarantului, cu aprobarea primarului unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază s-a produs evenimentul, precum şi cu avizul conform al S.P.C.J.E.P. Constanta.

Cererea privind înregistrarea naşterii după împlinirea termenului de 30 de zile se depune, fie la S.P.C.L.E.P./primăria competentă să înregistreze naşterea, fie la S.P.C.L.E.P./ primăria în raza căreia are domiciliul unul dintre părinţi/persoana majoră neînregistrată, respectiv sediul instituţia interesată.

Înregistrarea tardivă a naşterii copiilor cu vârsta de până la 14 ani

Înregistrarea actului de naştere se face în baza documentelor prevăzute la pct. I  iar dacă nu există certificat medical constatator al naşterii este necesară expertiza medico-legală cu privire la data naşterii, în format an, lună, zi, şi sexul persoanei.

Dispoziţiile menţionate se aplică în mod corespunzător şi în cazul în care naşterea unui cetăţean român s-a produs în străinătate şi nu a fost declarată ori a fost înregistrată cu date nereale privind identitatea părinţilor, iar declararea naşterii sau înregistrarea naşterii se face în ţară.

Înregistrarea tardivă a naşterii copiilor cu vârsta cuprinsă între 14 şi 18 ani

Se prezintă documentele necesare înregistrării naşterii copilului cu vârsta de până la 14 ani precum şi declaraţia persoanei a cărei naştere nu a fost înregistrată şi, după caz, a părinţilor sau ocrotitorului/reprezentantului legal ai/al persoanei, la care anexează 2 fotografii mărimea 3/4 cm ; declaraţia se dă în faţa ofiţerului de stare civilă/personalului cu atribuţii de stare civilă.

Înregistrarea tardivă a naşterii persoanei majore

Cererea scrisă a declarantului este însoţită de următoarele documente:

a) certificatul medical constatator al naşterii;

b) declaraţia persoanei a cărei naştere nu a fost înregistrată, dată în faţa ofiţerului de stare civilă/personalului cu atribuţii de stare civilă, la care anexează 2 fotografii mărimea 3/4 cm;

c) declaraţia a 2 membri ai familiei, iar în lipsa acestora, a două persoane care o cunosc, dată în faţa ofiţerului de stare civilă

În toate cazurile în care o persoană de sex feminin solicită înregistrarea tardivă a naşterii sale, aceasta dă o declaraţie în faţa ofiţerului de stare civilă/personalului cu atribuţii de stare civilă, din care să rezulte dacă are vreun copil a cărui naştere a fost înregistrată în conformitate cu prevederile art. 14^1 alin. (4) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

Actul de deces se întocmeşte la S.P.C.L.E.P. sau, dupã caz, la primãria unitãţii administrativ-teritoriale în a cãrei razã s-a produs decesul ori s-a gãsit cadavrul.

Termenele de  declarare a  decesului sunt:

• 3 zile de la data încetãrii din viaţã a persoanei,  pentru situaţia în care cauza decesului este naturalã,; în acest termen se cuprinde atât ziua în care s-a produs decesul, cât şi ziua în care se face declaraţia;
• 48 de ore, calculat din momentul decesului sau al gãsirii, când decesul se datoreazã unei sinucideri, unui accident sau altor cauze violente, precum şi în cazul gãsirii unui cadavru,

Odatã cu declararea decesului, declarantul depune urmãtoarele acte:

a) certificatul medical constatator al decesului, întocmit pe formular-tip, în care trebuie consemnatã cauza decesului, fãrã prescurtãri, înscrisã cu majuscule;

b) certificatul de naştere şi de cãsãtorie, dupã caz;

c) actul de identitate al decedatului sau paşaportul, în cazul decesului unui cetăţean român cu domiciliul în străinătate, în original şi fotocopie;

d) documentul de evidenţă militară al celui decedat;

e) fotocopia actului de identitate al declarantului.

În cazurile când decesul se datoreazã unei sinucideri, unui accident sau altor cauze violente, înregistrarea se face în baza certificatului medical constatator al decesului şi a dovezii eliberate de poliţie sau de parchet, din care sã rezulte cã una dintre aceste autoritãţi a fost sesizatã despre deces.

În cazul în care decesul nu a fost declarat şi înregistrat în termenul legal de 3 zile, respectiv  48 de ore, întocmirea actului de deces se face numai cu aprobarea Parchetului de pe lângă Judecătoria Constanta

Recunoaşterea fãcutã ulterior de tatãl copilului nãscut în afara cãsãtoriei se face dupã cum urmeazã:

a) prin declaraţia scrisã, datã în faţa ofiţerului de stare civilã;

b) prin înscris autentic, în faţa notarului public;

c) prin testament.

Declaraţia de recunoaştere a unui copil din afara cãsãtoriei se depune la S.P.C.L.E.P. sau, dupã caz, la primãria unitãţii administrativ-teritoriale care are în pãstrare actul de naştere al celui recunoscut, pentru a se face menţiunea de recunoaştere pe marginea actului respectiv.

Încuviinţarea purtării numelui pentru cei născuţi în afara căsătoriei şi recunoscuţi ulterior, se înscrie pe marginea actului de naştere în baza declaraţiei scrise a ambilor părinţi, dată numai în faţa ofiţerului de stare civilă care are în păstrare actul de naştere.

Încuviinţarea purtării numelui unei persoane născute în afara căsătoriei, care a împlinit vârsta de 14 ani, se face numai cu acordul scris al acesteia, dat odată cu părinţii în faţa ofiţerului de stare civilă care are în păstrare actul de naştere, şi se înscrie pe marginea actului de naştere şi, după caz, pe actul de căsătorie.

Schimbarea numelui şi/sau a prenumelui intervenitã în strãinãtate, privind persoanele ale cãror acte de naştere şi de cãsãtorie sunt înregistrate în România, se înscrie prin menţiune pe marginea actelor de stare civilã.

Cererea de înscriere a menţiunii se depune la S.P.C.L.E.P. sau, dupã caz, la primãria unitãţii administrativ-teritoriale care are în pãstrare actul pe marginea cãruia urmeazã sã se opereze menţiunea de schimbare a numelui şi/sau a prenumelui, în nume propriu, prin împuternicit cu procurã specialã şi este însoţitã de urmãtoarele documente:

a) documentul de schimbare a numelui şi/sau a prenumelui, emis de autoritãţile strãine, în original şi în fotocopie;
b) traducerea legalizatã a documentului, în original şi în fotocopie;
c) fotocopia certificatului de naştere şi/sau de cãsãtorie al persoanei pentru care se solicitã înscrierea menţiunii;
d) fotocopia paşaportului emis de autoritãţile române sau, dupã caz, strãine, al persoanei reprezentate.
e) în cazul unei persoane căsătorite documentele prevăzute la lit.(a) se depun în fotocopie, în 3 exemplare.

Cetãţenii români aflaţi în strãinãtate, care şi-au schimbat numele şi/sau prenume sau în al cãror statut civil au intervenit modificãri – în cazul când schimbarea/modificarea s-a fãcut în baza unei hotãrâri judecãtoreşti pronunţate în unul dintre statele membre ale Uniunii Europene sau în unul dintre statele cu care România are încheiate tratate/convenţii/acorduri de asistenţã juridicã ori hotãrâri judecãtoreşti care sunt recunoscute în prealabil de cãtre tribunalul competent din ţarã, pot depune, la misiunea diplomaticã sau oficiul consular de carierã al României din statul de reşedinţã, cerere însoţitã de documentele justificative, în vederea înscrierii în registrele de stare civilã române a schimbãrilor intervenite în statutul lor civil. Când schimbarea numelui şi/sau prenumelui se face în baza unui document administrativ, acesta, alãturi de documentele menţionate, se anexeazã în fotocopie legalizatã de cãtre misiunea diplomaticã sau oficiul consular de carierã al României din statul de reşedinţã, în vederea înscrierii menţiunii.